Política de Privacidad de la Información

  1. Introducción
  2. Definiciones
  3. Marco legal
  4. Principios Fundamentales

Principio 1 Audicaribe S.A. es responsable por la información personal que está en su poder.
Principio 2 Audicaribe informará de manera previa y expresa  la finalidad de la recolección de su Información personal
Información del Cliente.
Información de Empleados
Principio  3  Audicaribepodrá recolectar, utilizar o compartir su información personal únicamente con su consentimiento previo, expreso e informado.
Solicitud de autorización
Información de empleados y contratistas.
Derogación o revocatoria de autorización de tratamiento de  información personal
Principio 4  Límites a la cantidad y tipo de información personal que Audicaribe puede recolectar
Principio 5 Audicaribe podrá utilizar y compartir su información personal únicamente para los propósitos para los cuales tenemos su autorización.
Uso de información personal
Retención de información personal
Principio 6 Audicaribe realizará su mejor esfuerzo para mantener actualizada la información personal en su posesión o control
Principio 7  Audicaribe protege su información personal con medidas de protección apropiadas a la sensibilidad de la información
Principio 8 Audicaribe será transparente respecto a  los procesos que utiliza para manejar su información personal

  1. Obligación de cumplimiento

1.         Introducción

Audicaribe toma seriamente la protección de la privacidad y la confidencialidad de sus clientes, clientes prospectivos, empleados, ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con ella y  ha desarrollado y adoptado esta Política de Privacidad para definir claramente su compromiso de proteger y respetar los derechos de los Titulares de la información que se encuentra en su posesión y control. Esta política refleja requerimientos de la legislación colombiana y las responsabilidades profesionales en la manera que recopila, usa y distribuye  la información personal que requiere.
Las reglas de esta política aplican al tratamiento de  cualquier información de carácter personal sobre la cual Audicaribe tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos de IT o almacenar en bases de datos u otros sistemas, inclusive archivos físicos.

2.         Definiciones

  • Audicaribe : [“Firma”] para referirse a Audicaribe S.A. identificada con el Nit. 800.243.513-1, con domicilio principal en la Carrera 54 N° 59-87, de la ciudad de Barranquilla (Atlántico), Colombia, con número de teléfono +57 (8) 3684563 y correo electrónico info@audicaribe.com

 

  • Información Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. No incluye el nombre, cargo, dirección de la oficina, correo electrónicoo número de teléfono corporativo de los empleados de una organización tal como Audicaribe o uno de sus clientes corporativos.

 

  • Información Sensitiva: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, ydatos biométricos.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión y/o transferencia, supresión.
  • Titular : Persona Natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o en tratamiento de los datos.

 

3.         Marco legal

  • Constitución Política de la Republica de Colombia, artículo 15
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto reglamentario 1377 de 2013

 

4.         Principios Fundamentales

Para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013,  Audicaribe ha definido los siguientes principios fundamentales para el tratamiento de información Personal:

Principio 1

Audicaribe es responsable por la información personal que está en su poder:

Audicaribe es responsable por toda la información personal que está en su poder o control, esto incluye cualquier información personal que reciba directamente como responsable del tratamiento, por ejemplo de clientes individuales, clientes prospectivos individuales, empleados, contratistas o personas que busquen trabajar con ella y como encargado del tratamiento de la información personal que pueda recibir de manera indirecta, por ejemplo, a través de clientes corporativos o del sector gobierno. Teniendo en cuenta lo anterior, se establecieron políticas y procedimientos orientados a proteger la información personal y se designó un socio a cargo de estos temas. Audicaribe realiza entrenamientos a sus empleados y contratistas sobre sus políticas de privacidad de la información y su rol en la protección de la información personal. Si usted tiene preguntas de las prácticas de privacidad de Audicaribe , por favor contáctenos en info@audicaribe.com .

Principio 2

Audicaribe informará de manera previa y expresa  la finalidad de la recolección de su información personal:

Cuando Audicaribe recolecta información personal, debe informar la razón por la cuál es requerida dicha información, para qué será usada y con quién será compartida. La recolección podrá ocurrir sin conocimiento o consentimiento únicamente si es permitido por la ley., como se menciona en el Principio 5 del presente documento.

Información del Cliente

Audicaribe podrá realizar el tratamiento de información personal acerca de sus clientes, solo para los propósitos de prestar servicios profesionales. Cada contrato establecido con nuestro clientes incluye una explicación del motivo por el cual Audicaribe requiere la información, qué uso le dará, por cuánto tiempo será retenida y con quién podrá ser compartida, para proveer sus servicios profesionales.

La información personal de los clientes también puede ser compartida internamente y a otras Firmas miembro de Audicaribe internacional con el propósito de determinar el cumplimiento de los estándares profesionales aplicables, políticas internas de Audicaribe o en el desarrollo de revisiones de calidad.  En cumplimiento de los estándares profesionales, si el cliente es del servicio de  auditoría o  de  attest, la información personal podrá ser compartida con los equipos de auditoría o de attest de Audicaribe y otros empleados de Audicaribe para que pueda ser utilizada en la ejecución de los respectivos servicios.

Audicaribe también puede realizar tratamiento  de información personal sobre sus clientes actuales, clientes prospectivos o clientes con los cuales haya finalizado su relación contractual, con el objetivo de enviarles información comercial como noticias, información actualizada o invitaciones a eventos realizados o patrocinados por Audicaribe .

La información personal también puede ser compartida internamente con otras Firmas miembro de Audicaribe internacional con el fin de ofrecer servicios o productos que puede ser del interés de sus clientes.

Información de Empleados

Audicaribe realiza el tratamiento de información personal de sus contratistas y empleados con el objetivo de realizar pagos de nómina, cumplir con la ley, proveerles beneficios, evaluar su desempeño, mejorar los programas de entrenamiento, relacionarse con los empleados, hacer mejoras en políticas, así como también para establecer, gestionar o terminar las relaciones contractuales. En ciertos casos, Audicaribe también puede consolidar la información personal  de sus empleados y contratistas  con el objetivo de proveer las métricas de negocio y evaluar la efectividad de los programas de Gestión Humana; en estos casos, la información consolidada no debe permitir la identificación de ningún individuo. Adicionalmente, Audicaribe podrá recolectar información personal de individuos que busquen trabajar para ella y deberán ser informados del propósito por el cual su información personal esta siento recolectada.

Audicaribe también puede compartir, transmitir y/o transferir información de sus empleados o contratistas en el curso de una investigación, una negociación, financiación, venta o cualquier otra transacción que involucre la totalidad o parte de su negocio.

 

Principio  3

Audicaribe podrá recolectar, utilizar o compartir su información personal únicamente con su consentimiento previo, expreso e informado:

En general, es nuestra intención recolectar únicamente la información entregada voluntariamente por  nuestros clientes, empleados, contratistas o personas que buscan trabajar con nosotros, de tal manera que sea posible ofrecerles información y/o servicios a estos individuos u ofrecer información acerca de oportunidades laborales.

Audicaribe obtiene información personal sobre clientes, empleados, contratistas o personas que buscan trabajar con nosotros si ellos autorizan proveerla – por ejemplo, enviándola a buzones de correo o registrándose para ciertos servicios. En algunos casos, ellos puede haber entregado previamente sus datos personales a Audicaribe (si, por ejemplo, es un ex-empleado). Al entregarnos o enviarnos cualquier información personal, los Titulares acepta  que utilicemos esta información  de acuerdo a lo establecido en estas Política de Privacidad. Esta información personal no será utilizada para otros propósitos, a menos que obtengamos el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, o a menos que sea requerido o esté permitido por la ley o por los estándares profesionales.

Solicitud de autorización

Información personal de clientes

Los términos y condiciones con los cuales Audicaribe brinda sus servicios profesionales se encuentran documentados en cada uno de los contratos que tenemos con nuestros clientes, estos términos y condiciones incluyen una descripción de cómo Audicaribe podrá utilizar y revelar su información personal. Cuando el cliente firma este contrato, estará dando su consentimiento previo, expreso e informado para que Audicaribe realice el tratamiento de dicha información.

Información de empleados y contratistas

Los formularios y solicitudes utilizados para proveer servicios relacionados con Gestión Humana a contratistas y empleados, deben describir el propósito por el cual su información personal es requerida, con quien podrá ser compartida y por cuánto tiempo será retenida.

Los candidatos potenciales para trabajar con Audicaribe deberán ser informados del motivo por el cual su información personal es requerida, con quién podrá ser compartida y por cuánto tiempo será retenida.

Derogación o revocatoria de autorización de tratamiento de  información personal

Los clientes de Audicaribe siempre tienen la opción de no proveer su autorización para el tratamiento de información personal, o de retirar su autorización posteriormente. Cuando un cliente decide no autorizarnos para realizar el tratamiento de su información personal, puede que no contemos con la información suficiente para seguir prestando nuestros servicios a ese cliente.

Cuando un socio, empleado o individuo que busque vincularse laboralmente con Audicaribe ,  decide no darnos su autorización para realizar el tratamiento de su información personal, puede que no podamos emplearlo, continuar con la relación contractual  o proveerle beneficios.

Principio 4

Límites a la cantidad y tipo de información personal que Audicaribe puede recolectar:

Audicaribe limitará la recolección y el manejo de datos de carácter personal al mínimo razonablemente requerido  para proveer sus servicios y operar su negocio. En los casos en los cuales se requiera información adicional, u opcional, usted será notificado de esta situación al momento de su recolección.

Audicaribe entiende la importancia de la protección de la privacidad de los niños, niñas y adolecentes.  Es nuestra política no recolectar o mantener información acerca de  cualquier persona menor de 18 años, excepto cuando sea parte de un contrato para proveer servicios profesionales o se tenga la autorización previa, expresa e informada por parte del represéntate legal o tutor.

Audicaribe evitará el tratamiento de información sensitiva  realizándolo únicamente cuando sea absolutamente necesario y  cuando los individuos involucrados nos den su autorización explícita e informada y nos provean  voluntariamente con la información o cuando dicha información sea requerida o permitida para ser tratada por ley o estándares profesionales.

La información sensitiva incluye información personal relacionada con raza, grupo étnico, creencias políticas, pertenencia a sindicatos, creencias religiosas o similares, salud física y mental, vida sexual, o antecedentes criminales. Por favor, utilice su discreción cuando entregue información sensitiva a Audicaribe, y bajo ninguna circunstancia,  provea información sensitiva a Audicaribe, a menos que usted dé su consentimiento para el  uso que  Audicaribe puede dar a esta información para sus propósitos legítimos de  negocio y acepte la transferencia y almacenamiento de este tipo de información en las bases datos de Audicaribe.  Si usted tiene alguna duda respecto a  si  la entrega de información “sensitiva” a Audicaribe es, o puede ser, necesaria o apropiada para algún propósito específico, por favor contacte a Audicaribe en la dirección de correo electrónico info@audicaribe.com.

 

Principio 5

Audicaribe en podrá utilizar y compartir su información personal únicamente para los propósitos para los cuales tenemos su autorización.:

Audicaribe informará a sus clientes, clientes prospectivos, empleados, ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con ella, los propósitos para los cuales se está reuniendo y usando la información personal, manteniéndola solo por el periodo de tiempo definido para cumplir dichos propósitos.

Audicaribe no distribuye ni comparte información personal con terceras partes no relacionadas con  Audicaribe , excepto cuando sea legítimamente necesario por  nuestros requerimientos profesionales o de negocio, para poder atender sus requerimientos, y/o cuando sea requerido, permitido por la ley  o por los estándares profesionales.

En algunos casos, Audicaribe también puede compartir información o personal  sobre usted con algunas compañías externas, proveedores de servicios o vendedores que trabajan en nuestro nombre para ayudarnos a cumplir con sus requerimientos.

Adicionalmente, Audicaribe puede transferir  información personal  a través de fronteras geográficas a otras firmas miembro Audicaribe , a compañías extranjeras que estén  trabajando con nosotros o en nuestro nombre.  Audicaribe también  puede almacenar información personal en una jurisdicción diferente en la cual usted se encuentre ubicado. Cuando usted entrega su información personal a Audicaribe , usted está dando su consentimiento a esta transferencia y/o almacenamiento de sus datos fuera de las fronteras del país.

Uso de información personal

Si Audicaribe requiere utilizar su información personal para cualquier propósito diferente al que usted ha autorizado inicialmente, deberá obtener su consentimiento previo, expreso e inequívoco antes de realizar dicho uso.

Sin embargo, de acuerdo al artículo 10 de la ley 1581 de 2012, Audicaribe podrá utilizar su información personal sin su consentimiento cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por origen judicial.
  2. b) Datos de naturaleza pública.
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

Retención de información personal

En cumplimiento de los estándares profesionales, Audicaribe conserva un registro del trabajo realizado por empleados y contratistas. Estos registros, o “papeles de trabajo”, pueden incluir información personal y serán retenidos por un tiempo razonable hasta que dichos papeles no sean requeridos para propósitos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Los papeles de trabajo se encuentran protegidos contra acceso inapropiado, tal como se detalla en el Principio 7 del presente documento.

Audicaribe en cumplimiento con la ley y los estándares de contratación, retiene información personal sobre contratistas y empleados durante y después de terminar la relación contractual. Audicaribe destruirá los archivos que conserva en  Gestión Humana y cualquier otro archivo que contenga información personal de contratistas o empleados cuando dicha información no sea razonablemente requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Audicaribe también retiene información de contacto de los individuos con el objeto de enviar noticias, actualizaciones de información, invitaciones a eventos realizados o patrocinados por Audicaribe después de terminada su  relación contractual; a no ser dicho individuo, en cualquier momento, manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y escrita enviando un correo electrónico a  info@audicaribe.com

La información personal recolectada por medios físicos o electrónicos sobre individuos que buscan trabajar con Audicaribe será retenida por Audicaribe durante un periodo de 12 meses para que la Firma pueda contactarlos sobre cargos que puedan ser de su interés.  Si el candidato es contratado, la información personal recolectada en el proceso de selección será retenida con el fin de establecer, manejar ó terminar la relación contractual.

Principio 6

Audicaribe realizará su mejor esfuerzo para mantener actualizada la información personal en su posesión o control:

Con el objetivo de proveer a nuestros clientes con niveles adecuados de servicios profesionales y a nuestros contratistas y empleados con los beneficios apropiados, la información personal que recopila Audicaribe debe ser exacta, completa y actualizada. En consecuencia, Audicaribe podrá solicitar a sus clientes, contratistas y empleados que actualicen su información personal.

Para modificar su información personal, los clientes de Audicaribe pueden contactar al socio a cargo de su contrato, de igual forma, los empleados y los individuos que busquen trabajar con Audicaribe pueden contactar al área de Gestión Humana o escribir al correo info@audicaribe.com

Principio 7

Audicaribe en protege su información personal con medidas de protección apropiadas a la sensibilidad de la información:
Audicaribe protege la información personal usando instalaciones físicas seguras, herramientas y prácticas de seguridad estándares en la industria, así como políticas y prácticas  internas claramente  definidas. Audicaribe ha implementado medidas de seguridad con el fin de proteger la información personal bajo sus responsabilidades y control, contra pérdida, mal uso o alteración. La información personal está almacenada en ambientes seguros que no están disponibles al público (ejemplo: áreas con acceso restringido, oficinas cerradas y archivadores). Para prevenir el acceso electrónico no autorizado a información personal, cualquier información que es almacenada de forma electrónica se encuentra protegida en un ambiente electrónico y físico seguro.

Audicaribe es responsable por toda la información personal transferida a terceros encargados de su tratamiento  y requiere que cada uno de estos terceros firme un contrato en el cual acepta respetar la confidencialidad de la información personal, cumplir con los requerimientos definidos por la legislación colombiana, los requerimientos derivados de las políticas de privacidad y seguridad de la información de la Firma.

Se prohíbe a los encargados del tratamiento de la información utilizar la información personal entregada por Audicaribe para propósitos diferentes a los especificados en su contrato con la Firma.

 

Principio 8

Audicaribe será transparente respecto a  los procesos que utiliza para manejar su información personal:

Los Titulares de información personal tienen el derecho de conocer, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales sobre los cuales Audicaribe este realizando tratamiento.

Para obtener esta información los Clientes deberán contactar al socio a cargo de su contrato, los contratistas y empleados deberán contactar al Departamento de Gestión Humana de la Firma.

En cualquier otro caso, el Titular deberá solicitar dicha información de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito enviado un correo electrónico al buzón info@audicaribe.com.

Los Titulares de información personal podrán ejercer sus derechos  para acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar o suprimir su  información, así como para revocar su autorización  para el tratamiento de la misma. Estos derechos podrán ser ejercidos, conforme a las disposiciones legales y de acuerdo a la Política de Privacidad de Audicaribe , enviando un correo electrónico a  info@audicaribe.com en el cual se exprese de manera directa, expresa e inequívoca el requerimiento del Titular.

Audicaribe puede modificar estas Políticas para reflejar sus prácticas actuales de manejo de privacidad. Cuando realicemos cambios a esta declaración, se actualizara el campo de fecha “última actualización” al inicio de este documento.  Audicaribe lo invita a revisar periódicamente esta declaración de privacidad para mantenerse informado de la manera en que Audicaribe está protegiendo su información personal.

Audicaribe está comprometido con proteger la privacidad de su información personal. Si usted tiene alguna duda o comentarios sobre la forma en que administramos su información personal, por favor contáctenos en info@audicaribe.com. También puede utilizar esta dirección para informarnos de cualquier preocupación que pueda tener con respecto al cumplimiento de nuestra Política de Privacidad.

 

5.         Obligación de Cumplimiento

Las políticas de privacidad de la información son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y contratistas de Audicaribe, sin importar su función o línea de negocio. Todos los empleados y contratistas están obligados a continuar protegiendo la información de Audicaribe después de terminar su relación contractual con la Firma.

Cada área funcional dentro la Firma deberá  adoptar las medidas necesarias para cumplir con los principios y obligaciones establecidos en el presente documento e implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento, tanto ante los interesados como ante las autoridades de supervisión.

En especial los empleados y contratistas de Audicaribe siempre deben:

  • Realizar esfuerzos razonables para limitar el manejo de datos de carácter personal al mínimo necesario.
  • Orientarse por el respeto a los derechos y libertades de las personas, sin mostrar discriminación.
  • Tomar precauciones razonables para proteger la información personal contra su uso para fines erróneos y revelación inadvertida.
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